Errores operacionales, impacto directo en tu negocio
Errores operacionales: impacto directo en tu negocio
El impacto de los errores operacionales en el negocio suele ser muy alto en cuanto a costos financieros y de imagen, puesto que representan la detención de los sistemas productivos y, por lo tanto, una mala atención al cliente.
Los sistemas podrían detenerse por unos instantes, pero hay errores que pueden tardar semanas en ser reparados, lo que representa altísimos costos por algo que pudo haberse prevenido.
Uno de los factores que puede utilizarse para intentar un cálculo es el costo que tiene cada minuto de inactividad de los sistemas, considerando la cantidad de clientes que visita la empresa y los negocios que pueden perderse ante la inoperancia de los sistemas.
Gartner ha señalado en sus análisis que en empresas grandes y sectores cuya función es esencial, el costo por minuto podría estar entre los US$5 mil y US$6 mil, por lo que media hora fuera de acción puede llegar a costar al menos US$180 mil.
Otra variable es el costo por un incidente no planificado, causado por errores operacionales o fallas no planificadas, las que pueden superar los US$150 mil, según un estudio del Ponemon Institute. En las empresas con infraestructura crítica o cuya misión es crítica, esa cifra puede ser significativamente superior.
Empresas que operan en el sector de las telecomunicaciones o en el financiero pueden sufrir pérdidas anuales millonarias causadas por una sola interrupción de larga duración. La pérdida puede tener un impacto multianual en sus ingresos por la deserción de clientes, daño a su reputación o la necesidad de invertir en la reparación de daños.
Cifras en casos específicos
En campos específicos como la banca o los servicios financieros, los incidentes han reportado graves pérdidas por breves interrupciones. Un fallo operativo que afecte canales de pago, transacciones o sistemas de gestión de cuentas puede tener repercusiones directas en los ingresos diarios de la empresa.
Los costos para las empresas que dependen de la tecnología, sufrirán más, como en el caso del comercio electrónico, telecomunicaciones o salud, pues su dependencia de los sistemas tiene un impacto directo en la experiencia del cliente.
Por las fallas pueden surgir costos indirectos como la pérdida de productividad, la inversión en soluciones de emergencia, la recuperación de datos y el refuerzo de las medidas de seguridad o la pérdida de reputación son costos altos que representan pérdida de clientes.
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Automatizar, la clave para prevenir errores operacionales
A medida que surgen herramientas para la automatización e hiperautomatización, muchas organizaciones logran minimizar los riesgos de errores, pues su ausencia puede dar lugar a graves incidentes.
Las cifras de pérdidas a causa de errores prevenibles resaltan la importancia de invertir en soluciones robustas de automatización, monitoreo y recuperación, para mitigar riesgos operacionales.
Al invertir en la automatización de los procesos de TI para reducir los errores operacionales se obtienen beneficios como:
- Consistencia en la ejecución de tareas, lo que reduce la posibilidad de errores humanos.
- Mayor precisión en la ejecución de procesos, minimizando los errores que pudieran ocurrir por la ejecución manual.
- Reducción de repeticiones en el trabajo, al reducir la cantidad de errores, también disminuye la necesidad de correcciones y de volver a hacer las tareas.
- Optimización del tiempo, lo que permite dedicar más tiempo y esfuerzo a actividades estratégicas.
- Ahorro en costos operativos y de mantenimiento, debido a la eficiencia en la ejecución y la disminución de errores.
- Monitoreo en tiempo real, lo que permite una supervisión constante y la detección y corrección inmediata de problemas, antes de que causen más daño.
- Escalabilidad más sencilla para manejar más tareas sin comprometer la calidad o la precisión.
- Mejora en la toma de decisiones, gracias a datos precisos y en tiempo real.
- Cumplimiento y auditoría, pues la automatización mantiene registros detallados de cada proceso, lo que facilita la verificación del cumplimiento de normas, así como realizar auditorías internas y externas.
- Fortalecimiento de la seguridad gracias a la estandarización de los procesos que reduce las vulnerabilidades que podrían ser explotadas por errores humanos.
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Procesos que puedes empezar a automatizar en la empresa
Algunas funciones que ya debería estar automatizando toda pyme son:
- Campañas de mercadeo por correo electrónico.
- Administración de clientes y ventas con la utilización de sistemas de CRM.
- Emitir, enviar y archivar facturas, así como automatizar conciliaciones bancarias y detectar discrepancias en tiempo real.
- Gestión de proyectos que facilitan la asignación, seguimiento y reporte de tareas, para una colaboración efectiva entre equipos.
- Generación de copias de seguridad y programación de respaldos de la información de la empresa.
Para las empresas grandes, los procesos que deben automatizarse con herramientas eficientes son:
- Los procesos de negocio o BPA para integrar y automatizar procesos interdepartamentales y orquestar acciones como el manejo de incidencias o la administración de Recursos Humanos.
- Los despliegues en la entrega de mercadería, haciéndolos más rápidos y seguros mediante herramientas para crear, gestionar y escalar recursos de infraestructura de forma programática y repetible en la nube.
- La extracción, transformación y carga de datos mediante soluciones que se integran a almacenes de datos para análisis en tiempo real.
- Monitoreo y análisis del rendimiento mediante plataformas que automatizan la recopilación y análisis de métricas, lo que permite detectar anomalías y tomar decisiones con base en datos.
- La gestión de parches y actualizaciones para garantizar la seguridad y el cumplimiento. En este campo, las soluciones permiten desplegar actualizaciones de seguridad automáticamente en todos los activos de TI, integradas con herramientas de auditoría y cumplimiento.
- La respuesta ante incidentes para responder ante amenazas y vulnerabilidades.
- La atención al cliente y el soporte técnico gracias a la integración de chatbots y asistentes virtuales con inteligencia artificial que brindan atención y soporte de primer nivel.
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- Administración unificada
- Gestión de activos TI
- Monitoreo de redes
- Gestión de tickets
- Gestión de dispositivos
- Gestión de clientes
- Gestión de proyectos
- Gestión de contraseñas
- Automatización de reportes
Preguntas frecuentes
El costo puede variar según el sector, pero en promedio, los errores operacionales en una empresa grande pueden costar entre 5.000 y 9.000 dólares por minuto. En industrias críticas como telecomunicaciones, servicios financieros y manufactura, este valor puede ser aún mayor debido a pérdidas en productividad, reputación y cumplimiento.
Errores de ingreso de datos: automatizar formularios y validaciones.
Omisión de pasos en procesos: usar flujos automatizados y listas de verificación.
Problemas de comunicación interna: implementar herramientas colaborativas centralizadas.
Manejo inadecuado de información confidencial: aplicar políticas de seguridad y cifrado.
Fallos en la actualización de sistemas: automatizar parches y mantenimiento.
Asignación incorrecta de recursos: usar software de planificación y seguimiento.
Errores humanos en tareas repetitivas: sustituirlas con bots o scripts.
Ausencia de respaldo de información: automatizar backups periódicos.
Falta de control de versiones: usar herramientas de control documental.
Incumplimiento de procedimientos: implementar alertas y monitoreo en tiempo real.