Reducir costos, ahorrar tiempo y aumentar la productividad son tres acciones clave para la rentabilidad de la empresa. Para alcanzar dichos objetivos es indispensable la automatización de procesos administrativos, cuyos resultados están comprobados al implementar la estrategia adecuada.
De acuerdo con la escuela de educación financiera Economipedia, la automatización de procesos “consiste en la optimización de tareas o actividades vía software”. Esto implica que debe aplicarse a procesos manuales repetitivos y fáciles de realizar, no a aquellas que requieren criterio variable, para asegurar que la automatización sea eficiente, reduzca costos y tiempos de ejecución.
Teniendo claro el concepto de automatización, también debes considerar su proceso, el cual implica detectar la actividad repetida, diseñar su estrategia de automatización, ejecutarla y medirla. De esta manera podremos asegurar que la tecnificación será todo un éxito, traducido en rentabilidad.
Con la transformación digital, se considera que actualmente más del 50% del trabajo administrativo puede automatizarse, especialmente en los sectores de finanzas, marketing y ventas, ingeniería, operaciones, investigación y desarrollo, así como en la misma industria tecnológica.
Por ejemplo, al automatizar tareas financieras como el pago de impuestos, se aplican las tres acciones clave para la rentabilidad:
- se ahorra tiempo en la acción
- se aumenta eficiencia al asegurar que el pago se ejecute en las fechas indicadas
- se reducen costos al evitar el pago de horas extra a fin de mes o durante el cierre fiscal.
El tiempo vale oro
Esta frase popular aplica más que nunca a nuestros días y a uno de los objetivos de la automatización: ahorrar tiempo. Más que pensar en la reducción de puestos de trabajo, la estrategia debe enfocarse en contar con más disponibilidad de tiempo para el desarrollo del negocio.
Según un estudio británico, publicado por Deloitte, la automatización sustituyó 800,000 puestos de trabajo y generó 3,5 nuevos millones de puestos. La correcta automatización de procesos debe orientarse a mejorar la experiencia de los empleados en sus tareas diarias, permitiéndoles contar con más tiempo para tareas creativas y valiosas, incluso procedimientos complejos que retan al colaborador, y no tareas repetitivas que fomentan la monotonía en el trabajo.
Algunas investigaciones han revelado casos en los que la automatización de tareas como el envío de cotizaciones significa un ahorro de tiempo superior al 66%. De igual manera, el análisis de datos operativos y la revisión de informes puede reducirse en 20% del tiempo invertido por procesos manuales, según McKinsey Digital.
60% de las tareas en distintas organizaciones pueden realizarse en 30% menos tiempo con la automatización de procesos, McKinsey Digital.
Es importante que las expectativas sean realistas en cada caso, para evitar un efecto contrario o una reducción de eficiencia. Por lo tanto, no dudes en solicitar asesoría para seleccionar cuidadosamente los procesos a automatizar.
Una organización eficiente es una organización confiable
La frase del conferencista Nahun Frett es apropiada para comprender el aporte de la automatización en la eficiencia de una organización: “Productividad no es hacer muchas cosas, sino eliminar todo lo que no tiene que hacerse”. Al automatizar tareas como la atención al cliente podemos detectar acciones que solo demoran el proceso en la entrega del producto o servicio.
Otro ejemplo es la función de la automatización en el trabajo colaborativo. Mediante procesos tecnificados es posible dejar constancia de comunicaciones entre distintos departamentos, evitar malas interpretaciones y eliminar fricciones que afectan la integración de los equipos.
La reducción de fallas por error humano, como el incumplimiento de plazos, la pérdida de documentos o su mala organización, la falta de precisión en algunas tareas y la poca claridad en los trabajadores acerca de sus funciones también se reducen considerablemente al contar con procesos automatizados. Además, se logra la estandarización de procedimientos, lo cual contribuye a la confianza, un valor clave para la rentabilidad de toda organización.
Reducir costos y aumentar la rentabilidad
La automatización de procesos mediante soluciones como OpManager para asegurar el rendimiento de redes, Zoho CRM para ventas y procesos administrativos, Landbot para atención al cliente, Power BI para el análisis de datos o Password Manager Pro para garantizar la seguridad enfocada al usuario, son ejemplos de reducción de costos y, por ende, aumento de la rentabilidad.
De acuerdo con Gartner, el 51% de las empresas buscan la automatización de procesos con el objetivo de reducir costos. Uno de los proveedores de este tipo de herramientas compartió el caso de una empresa médica que, al automatizar su flujo de trabajo en el área de Recursos Humanos, ahorra USD 4,000 mensuales.
En otro informe presentado por una compañía desarrolladora de software, se dio a conocer que las tareas administrativas y repetitivas en una oficina representaban una inversión de tiempo equivalente a dos meses y medio de trabajo. Al reducir la cantidad de horas invertidas en estas tareas, mediante la automatización de procesos, también disminuyeron los costos por cinco billones de dólares.
En resumen, automatizar procesos puede implicar en algunos casos el recorte de recurso humano, pero va más allá de eso, significa liberar a los colaboradores de cargas de trabajo repetitivo, buscando la eficiencia y enfocándose en nuevas estrategias de crecimiento para el negocio.
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