Contar con un software para la gestión de Recursos Humanos (RRHH) es invertir para la eficiencia, no solo del departamento, sino de toda la organización. Al mismo tiempo que mejora el clima laboral y la seguridad mediante las distintas aplicaciones disponibles.
En plena era de transformación digital no puede ser altamente funcional un departamento de Recursos Humanos que aún opere de forma manual, con registros físicos e invierta la mayor parte del tiempo en asuntos puramente administrativos. Prueba de ello son los apuros en que se vieron los encargados de esta área durante la pandemia con los controles por enfermedad y defunción, o por seguimientos en la modalidad de teletrabajo.
Para las empresas que ya estaban preparadas con procesos automatizados, el cambio no fue traumático. Sin embargo, para quienes no contaban con una plataforma con acceso a información y a los mismos empleados, el reto dejó pérdidas reales. La lección fue clara. Pero no hay que esperar otra tragedia, por el contrario, apuntar a mejores resultados de productividad y rentabilidad es razón suficiente para considerar la automatización de procesos en Recursos Humanos.
Con la tecnología adecuada se facilitan y optimizan procesos como gestionar el fichaje y control de horarios, autorización de gastos, licencias, vacaciones, viajes de trabajo, cursos o capacitaciones, traslados, contrataciones y despidos, entre otros.
Además de agilizar el proceso de registros, también se facilita la gestión de grandes volúmenes de documentos mediante crear archivos, compartir documentos, generar copias, dejar información bajo reserva y archivar de forma eficiente. Realizar toda esta labor de forma manual requiere gran inversión de tiempo que limita al departamento de Recursos Humanos, reduciendo sus esfuerzos para la captación de talento, coordinar capacitaciones, promover los valores de la organización y un mejor clima laboral.
Por otra parte, se reduce el gasto en impresiones, adquisición de papel y tinta, así como espacio para almacenamiento. Toda la información está centralizada y en condición de ser compartida, ya se trate de grandes archivos o solo una captura de pantalla.
Es importante resaltar el tema de seguridad, ya que al contar con la información de Recursos Humanos en la nube, se encuentra resguardada de incidentes al equipo físico o las instalaciones.
Aplicaciones y casos de éxito
Algunos ejemplos de la aplicación de software para los distintos procesos de Recursos Humanos son:
Capacitación de empleados nuevos en menos tiempo
Con el acceso a vídeos de formación, recursos como organigramas, presupuestos, gráficas y presentaciones, entre otras herramientas, se reduce el tiempo de capacitación. Además, se facilita el acceso de los nuevos colaboradores a proyectos recientes con el contexto y los contactos necesarios para facilitar su labor.
Eficiencia del trabajo remoto
Antes de la pandemia, pocas empresas en Latinoamérica confiaban en que los empleados pudieran tener un desempeño eficiente con la modalidad de teletrabajo. Gracias a soluciones como Microsoft 365, para iOS o Android, Word y PowerPoint, los colaboradores pueden permanecer conectados y realizar sus tareas desde cualquier ubicación.
Contratación de personal
Al automatizar el proceso de captación de nuevos talentos, es más ágil la recepción, gestión y archivo de hojas de vida para las diferentes plazas disponibles, de manera que se puede formar una base de datos con acceso inmediato, bien clasificado y actualizaciones en tiempo real. Por otra parte, las herramientas permiten la promoción interna de manera más rápida y exitosa.
Mejor clima laboral
Una de las grandes ventajas que ofrece el software para la gestión de Recursos Humanos es la opción de mantener a los empleados conectados y comprometidos con la organización. Por una parte, se facilita la difusión de campañas internas, noticias, informes, comunicación de nuevas políticas o cambios, promover colaboradores destacados, felicitar a cumpleañeros, compartir algún servicio social o iniciativas de los propios trabajadores. Soluciones como Yammer, de Microsoft, ofrecen todas las opciones de una red social a nivel privado con accesos seguros.
Acceso a datos para la toma de mejores decisiones
Sin duda, la analítica es un recurso que no puede faltar actualmente en ninguna unidad de la organización y Recursos Humanos no es la excepción. Al contar con un software para la automatización de procesos, se recopilan datos personales de los colaboradores, se puede medir el rendimiento y establecer métricas propias mediante informes para un mejor análisis y toma de decisiones.
Procesos más ágiles
Facilitar a los colaboradores el acceso a formularios y solicitudes para tramitar licencias por vacaciones, enfermedad, nacimiento de hijos, bodas, cumpleaños, viajes personales o de trabajo, reporte de viáticos, capacitaciones o estudios, entre otros, no solo agiliza el proceso, sino también genera compromiso por parte del personal para colaborar con este tipo de gestiones.
Aún hay muchas otras aplicaciones que puede ofrecer un software para la gestión de Recursos Humanos, como Microsoft con el acceso a recursos para conferencias por vídeo y chats internos. Por lo que, implementar este tipo de innovaciones es parte fundamental en el proceso de transformación digital para mejores resultados en cualquier organización.
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